진행 중인 보고서의 승인자·합의자·최종 승인자가 삭제되거나 비활성화되면, 해당 자리는 ‘결원’ 상태가 됩니다. 기업 설정에 따라 보고서를 제출자에게 되돌리거나, 진행 중 상태로 유지하고 관리자가 승인 라인을 조정할 수 있습니다.
1. 보고서 처리 방식 설정
Company Owner, Company Admin(관리자)은 기업 설정 > 기업 규정에서 승인자 삭제·비활성화 시 진행 중인 보고서의 처리 방식을 선택할 수 있습니다.
설정 | 처리 방식 |
보고서를 작성 중 상태로 되돌리기 | 결원이 생긴 보고서가 자동으로 제출자에게 돌아갑니다. 대체자 지정 대상은 발생하지 않습니다. |
보고서를 진행 중 상태로 유지하기 | 보고서를 진행 중 상태로 유지하며, 관리자가 대체자를 지정하거나 결원 자리를 제외할 수 있습니다. |
*아래 내용은 관리자에 의해 ‘보고서를 진행 중 상태로 유지하기’로 설정한 기업에 해당합니다.
2. 승인 라인 조정이 필요한 보고서 확인
다음 관리자는 승인 라인 조정이 필요한 보고서를 확인하고 조정할 수 있습니다.
Company Owner, Company Admin
해당 폴리시의 Policy Owner, Policy Admin
결원이 생긴 보고서가 있으면 위 권한이 있는 사람에게 ‘승인 라인 알림(조정 필요)’ 알림이 전송됩니다. 알림에서 [보고서 목록으로 이동]을 누르면 조정이 필요한 보고서 목록으로 이동합니다.
보고서 탭에서도 ‘승인 라인 조정 필요’ 카드 또는 필터를 선택해 대상 보고서를 확인할 수 있습니다.
아직 결원 자리의 차례가 오지 않은 보고서도 포함되므로, 미리 조정하면 해당 차례에 보고서가 멈추는 것을 방지할 수 있습니다.
3. 대체자 지정 방법
보고서 탭에서 ‘승인 라인 조정 필요’ 카드 또는 필터를 선택합니다.
조정할 보고서를 열고 상단 배너의 [승인 라인 조정]을 누릅니다.
팝업에서[대체자 지정하기]를 선택합니다.
결원 자리의 드롭다운에서 대체자를 선택합니다. 결원 자리가 여러 개라면 단계별로 표시됩니다.
[적용]을 누르면 변경된 승인 라인이 반영됩니다.
4. 대체자로 지정할 수 있는 사람
드롭다운에는 해당 자리에 지정할 수 있는 사람만 표시됩니다.
결원 자리 | 대체자로 지정할 수 있는 사람 |
승인자·합의자 | Company Owner, Company Admin, 해당 폴리시의 Policy Owner, Policy Admin, Approver |
최종 승인자 | Company Owner, Company Admin, 해당 폴리시의 Policy Owner, Policy Admin |
보고서 제출자 본인은 대체자로 지정할 수 없습니다.
Company Owner와 Company Admin은 해당 폴리시의 멤버가 아니어도 지정할 수 있습니다. 대체자로 지정해도 폴리시 멤버로 추가되지는 않습니다.
다른 폴리시의 멤버를 지정하려면 먼저 해당 보고서의 폴리시에 승인자로 추가해야 합니다.
승인 라인에 이미 있는 사람도 지정할 수 있으며, 한 사람을 여러 자리에 지정할 수도 있습니다.
4. 병렬 단계에서 결원 자리 제외하기
여러 명으로 구성된 병렬 승인·합의 단계에서는 대체자를 지정하는 대신 결원 자리를 제외할 수 있습니다.
드롭다운 맨 위의 **[결원 자리 제외]**를 선택하면 해당 자리를 제외하고 남은 인원을 기준으로 승인 조건을 판단합니다.
단계 구성 | 결원 자리 제외 가능 여부 |
1명으로 구성된 단계 | 제외할 수 없습니다. 대체자를 지정해야 합니다. |
여러 명 중 일부가 결원인 단계 | 결원 자리를 제외할 수 있습니다. |
모든 인원이 결원인 단계 | 최소 1자리는 대체자를 지정해야 하며, 나머지 결원 자리는 제외할 수 있습니다. |
제외 후에도 해당 단계에서 승인·합의할 수 있는 사람이 1명 이상 남아 있어야 합니다.
결원이 있는 단계를 조정할 때는 해당 단계의 모든 결원 자리에 대해 대체자 지정 또는 결원 자리 제외를 선택해야 [적용]할 수 있습니다.
5. 조정 후 진행 및 알림
대체자에게 ‘승인 라인 알림(대체자 지정)’ 알림이 즉시 전송됩니다.
대체자의 승인 차례가 되면 일반 승인 요청과 동일하게 알림과 메일이 전송됩니다.
승인 라인에서 대체자 자리에는 ‘대체’, 제외한 자리에는 ‘제외’ 표시가 붙습니다.
보고서 히스토리에는 대체자 지정 내역과 원래 승인자 이름이 함께 기록됩니다.
예) 정하늘님이 박지후님(비활성)의 자리를 대체하여 승인 후 최도윤님께 제출하였습니다.
6. 유의 사항
적용한 내용은 변경하거나 되돌릴 수 없습니다
[적용] 후에는 지정한 대체자를 변경하거나 제외한 자리를 복원할 수 없습니다.
잘못 지정했다면 보고서를 작성 중 상태로 되돌린 뒤 다시 제출해야 합니다. 이때 이미 받은 승인 내역은 모두 초기화됩니다.
승인 한도는 기존 자리의 설정을 따릅니다
대체자 개인의 승인 한도는 별도로 적용되지 않으며, 대체한 자리에 설정된 한도가 그대로 유지됩니다.조정 중 보고서 상태가 변경되면 적용할 수 없습니다.
다른 관리자가 먼저 승인 라인을 조정했거나, 조정 중 승인 취소·반려가 발생하면 적용할 수 없습니다. 보고서를 새로고침한 뒤 다시 확인해 주세요.
대체자에게 결원이 발생하면 다시 조정해야 합니다
대체자가 이후 삭제되거나 비활성화되면 해당 자리는 다시 결원이 되어 조정 대상에 포함됩니다.
자주 묻는 질문
Q. 결원 자리의 차례가 오기 전에 미리 대체자를 지정할 수 있나요?
네. ‘승인 라인 조정 필요’ 목록에는 아직 결원 자리의 차례가 오지 않은 보고서도 포함됩니다. 미리 지정하면 해당 차례에 보고서가 멈추지 않고 진행됩니다.
Q. 같은 병렬 단계의 여러 자리에 한 사람을 지정하면 여러 번 승인해야 하나요?
아니요. 같은 단계에서는 한 번의 승인으로 해당 사람에게 지정된 모든 자리가 처리됩니다. 서로 다른 단계에 지정된 경우에는 단계마다 승인해야 합니다.
Q. 같은 병렬 단계에서 이미 승인한 사람을 대체자로 지정하면 어떻게 되나요?
추가 승인 없이 대체자로 지정된 자리가 바로 승인 처리됩니다.
Q. 제출자가 퇴사한 보고서도 대체자를 지정할 수 있나요?
네. 제출자의 상태와 관계없이 대체자를 지정할 수 있습니다.
Q. 비활성화된 사원을 다시 활성화하면 원래 자리로 돌아오나요?
아니요. 다시 활성화해도 원래 자리로 자동 복원되지 않습니다. 필요한 경우 해당 사원을 대체자로 지정해 주세요.