지급 관리는 무엇인가요? (세금계산서, 인보이스, 선지급금 관리)

지급 관리는 Enterprise 요금제에서 제공되는 기능으로, 사전 신청이 필요합니다. 영업 담당자 또는 스팬딧 내 우측 하단의 채팅 상담으로 도입 문의를 남겨주시면 상세히 안내해 드리겠습니다.

지급 관리는 무엇인가요?

지급 및 거래처 관리 업무가 부서별로 흩어져 있어 업무 진행에 어려움을 겪고 계셨나요? 지급·거래처 관리 기능(이하 '지급 관리')은 회사에서 발생하는 이체 관련 지출을 통합적으로 관리하는 솔루션입니다. 결재, 이체 승인 및 선지급금 관리까지 스팬딧에서 한번에 해결할 수 있습니다.

지급 관리의 전체 프로세스는 다음과 같습니다.

거래처 등록하기

① 상단 지급 탭으로 접속합니다.
*Company Admin 및 거래처 관리 담당자님 계정에서만 나타납니다.

② 거래처 관리 담당자를 지정합니다.

기업 관리자(Company Admin)는 회사 멤버를 대상으로 거래처 관리 담당자를 지정할 수 있습니다. 세금계산서 등 지급 요청 건을 처리하는 별도의 담당자 및 부서가 있는 경우, 지급 > 설정에서 담당자를 추가해주세요.

📌 거래처 관리 담당자에게는 아래와 같은 권한이 부여됩니다.

지출 가시 권한
- 회사 내 생성되는 모든 세금계산서 지출
- 보고서에 포함된 인보이스/선지급금 지출
- 본인이 소유한 지출
보고서 가시 권한: 모든 지급보고서 가시 가능

🙋 세금계산서 기본 담당자와 거래처 관리 담당자는 어떤 차이가 있나요?

세금계산서 기본 담당자: 홈택스에 연동된 계정으로 발행되는 세금계산서 가시 가능, 다른 홈택스 계정의 세금계산서는 가시 불가
거래처 담당자: 회사에서 발행되는 모든 세금계산서, 인보이스, 선지급금 가시 가능, 지급 보고서 가시 가능

③ 지급 > 거래처 리스트 탭에서 지급 대상이 되는 거래처를 등록합니다.

[거래처 등록]에서 개별 거래처를 등록하거나, [CSV 파일 업로드]를 통해 다수의 거래처를 일괄 등록할 수 있습니다. 업로드 창의 필수항목 안내 및 샘플 양식을 참고하셔서 각 항목을 정확하게 입력해주세요.

거래처 등록 시 입력하실 항목과 조건(필수항목, 글자수 등)은 다음과 같습니다. 입력값 조건은 1) 거래처 등록 CSV 파일 업로드 2) 인보이스, 세금계산서 지출 생성 시에도 동일하게 적용됩니다.

🏦 거래처 CSV 파일 등록 유의사항

국내은행명은 CSV 양식의 Bank Name 열에 은행 코드(숫자 4자리)로 입력해주세요.
은행 코드, 계좌번호 등 앞자리가 '000'으로 시작하는 값은 선행 0이 사라질 수 있습니다.
엑셀 또는 스프레드시트에서 다음 중 한 가지 방법으로 입력해 주세요.
- '000123처럼 값 앞에 작은따옴표(')를 붙여 입력
- 해당 열의 셀 서식을 [텍스트]로 변경 후 입력
  - 엑셀: 열 전체를 선택한 후, 마우스 오른쪽 클릭 > 셀 서식 > 표시 형식 > 텍스트 선택
  - 구글 스프레드시트: 열 전체를 선택한 후, 상단 메뉴에서 서식 > 숫자 > 텍스트 선택

④ 홈택스 계정을 연동합니다.

기업 설정 > 전자세금계산서 > [국세청 홈택스 계정 추가]를 클릭하여 홈택스 계정으로 로그인 해주세요.
연동이 완료되면 발행된 매입 세금계산서를 확인할 수 있습니다. 스팬딧에 등록된 거래처의 세금계산서인 경우, 지출에 '등록 업체' 마크가 표기됩니다.

📌 스팬딧 계정에 이미 세금계산서 지출이 존재한다면 지급 관리 기능을 원활하게 사용하기 위해 지출 보정이 진행되며 해당 과정에서 [신규] 거래처가 다수 생성될 수 있습니다.

지출 추가하기

지급 관리의 지출 유형은 아래 3가지입니다.

세금계산서: 홈택스 계정 연동을 통한 매입 세금계산서 관리

인보이스: 해외 인보이스, 국내 송장, 세금계산서 미발행 이체 건 관리

선지급금: 선금, 중도금, 잔금 관리 (세금계산서, 인보이스에 적용)

① 세금계산서

기존 홈택스 연동으로 제공되던 세금계산서 지출에서 은행정보와 거래처 정보가 새로 추가되었습니다. 홈택스 계정이 연동되면 세금계산서 발행 시 지출로 자동 생성됩니다. (최대 약 1~2일 소요될 수 있습니다.)

② 인보이스

국내 송장, 해외 인보이스, 세금계산서 미발행 이체 건을 관리하기 위한 지출 유형입니다.

지출탭 > 좌측 상단의 [+ 추가] 버튼 클릭 > [인보이스]를 선택합니다.
국내/해외를 선택하시고, 발행된 송장/인보이스 이미지를 첨부해주세요.
'공급자 상호' 우측 버튼으로 등록된 거래처를 불러올 수 있습니다.

③ 선지급금

선금, 중도금, 잔금 관리를 위한 지출 유형으로, 인보이스와 세금계산서 지출에 적용 가능합니다.

예를 들어, 용역 계약에서 선금 지불 시 세금계산서를 발행하지 않고 잔금 지불 후 총 계약금액에 대한 세금계산서를 발행해주는 경우가 있습니다. 이때 선급금을 세금계산서의 총 계약금액에서 차감하고 실제 비용 처리하실 금액으로 등록할 수 있습니다.

지출탭 > 좌측 상단의 [+ 추가] 버튼 클릭 > [선지급금]을 선택합니다.
'공급자 상호' 우측 버튼으로 등록된 거래처를 먼저 불러와주세요. (별도 입력은 불가합니다.)
총 금액(계약 금액)과 금액(선지급 금액), 지급 일자 등을 기입 후 저장합니다.

📌 추가된 지출(세금계산서, 인보이스, 선지급금)이 스팬딧에 등록된 거래처의 지출이라면, 거래처별로 사전에 지정된 은행정보(은행, 계좌번호)와 지급 요청일자 등이 자동으로 반영됩니다.

📌 선지급금을 적용하려면 우선 선지급금이 지출로 포함된 보고서가 [이체완료] 상태여야 합니다. 이후 공급자 상호 및 등록번호가 동일한 거래처의 세금계산서 및 인보이스에 선지급금을 적용하여 금액에서 차감 가능합니다. (아래 '선지급금 활용하기'를 참고해주세요.)

지급 보고서 결재

지급 보고서에는 세금계산서, 인보이스, 선지급금 지출을 추가할 수 있습니다.

📌 보고서 탭 > [새 보고서] > 보고서 타입에서 '지급'을 선택하고, 위에서 생성한 지출을 추가하여 제출해 주세요.

선지급금 활용하기

선지급금은 인보이스 혹은 세금계산서 지출에 적용할 수 있습니다. 먼저, 지급 보고서에 선지급금 지출을 담고 승인절차를 거쳐 지급(이체)을 완료합니다.
발행된 세금계산서 또는 인보이스 지출 창에서 좌측 하단 [선지급금] 버튼을 클릭합니다.
선지급금 목록에서 [이체완료] 처리된 선지급금 지출을 세금계산서에 적용합니다.
연결된 보고서와 지출은 아래와 같이 지출 링크 혹은 보고서 링크를 통해 확인할 수 있습니다.

지급 현황

1) [지급 관리] 탭에서 지급 현황을 한눈에 확인해 보세요.

지급 현황 대시보드의 각 항목은 다음을 뜻합니다.

합계(Total): [지급일자] 지정 여부와 상관없이 적용된 필터 기간을 기준으로 취합된 세금계산서, 인보이스, 선지급금 지출의 합계 금액과 건수
기한초과(Overdue): [지급일자]가 초과된 지출의 합계 금액과 건수
지급 임박(Due 7 Days): [지급일자]가 7일 이내 도래하는 지출의 합계 금액과 건수
지급 대기(Pending Payment): [지급일자]가 지정되었으나 지급 완료되지 않은 모든 지출의 합계 금액과 건수