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지급·거래처 관리 기능

세금계산서, 인보이스 등 지급·이체 관련 지출을 통합적으로 관리해보세요.

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작성자: James Paik
최소 6달 전에 업데이트됨

1. 지급 관리 기능 소개

지급 및 거래처 관리 업무가 사업부별로 흩어져 있어 업무 진행에 어려움을 겪고 계셨나요? 지급·거래처 관리 기능(이하 '지급 관리')은 회사에서 발생하는 이체 관련 지출을 통합적으로 관리하는 솔루션입니다. 결재, 이체 승인 및 선지급금 관리까지 스팬딧에서 한번에 해결할 수 있습니다.

지급 관리의 전체 프로세스는 다음과 같습니다.

기업 관리자님이 지급 관리를 어떻게 활용하실 수 있는지 순서대로 알아보겠습니다.

2. 거래처 등록하기

1) 지급 관리 도입 신청

지급 관리는 Enterprise 요금제에서 제공되는 기능으로, 사전 신청이 필요합니다. 영업 담당자 또는 스팬딧 내 우측 하단의 '문의하기' 앞으로 도입 문의하시면 상세히 안내해 드리겠습니다.

2) 기능 도입이 완료되면 상단에 [지급] 탭이 생성됩니다.

*Company Admin 및 거래처 관리 담당자님 계정에서만 나타납니다.

3) 거래처 관리 담당자 지정

기업 관리자(Company Admin)는 회사 멤버를 대상으로 거래처 관리 담당자를 지정할 수 있습니다. 세금계산서 등 지급 요청 건을 처리하는 별도의 담당자 및 부서가 있는 경우, 지급 > 설정에서 담당자를 추가해주세요.

📌 거래처 관리 담당자에게는 아래와 같은 권한이 부여됩니다.

  • 지출 가시권한

    • 회사 내 생성되는 모든 세금계산서 지출

    • 보고서에 포함된 인보이스/선지급금 지출

    • 본인이 소유한 지출

  • 보고서 가시권한: 모든 지급보고서 가시 가능

🙋 세금계산서 기본 담당자와 거래처 관리 담당자는 어떤 차이가 있나요?

  • 세금계산서 기본 담당자: 홈택스에 연동된 계정으로 발행되는 세금계산서 가시 가능, 다른 홈택스 계정의 세금계산서는 가시 불가

  • 거래처 담당자: 회사에서 발행되는 모든 세금계산서, 인보이스, 선지급금 가시 가능, 지급 보고서 가시 가능

4) 지급 > 거래처 리스트 탭에서 지급 대상이 되는 거래처를 등록합니다.

[거래처 등록]에서 개별 거래처를 등록하거나, [CSV 파일 업로드]를 통해 다수의 거래처를 일괄 등록할 수 있습니다. 업로드 창의 필수항목 안내 및 샘플 양식을 참고하셔서 각 항목을 정확하게 입력해주세요.

거래처 등록 시 입력하실 내용과 조건(글자수)은 다음과 같습니다.

입력값 조건은 1) 거래처 등록 CSV 파일 업로드 2) 인보이스, 세금계산서 지출 생성 시에도 동일하게 적용됩니다.

5) 거래처 등록을 마치셨다면, 홈택스 계정을 연동합니다.

  1. 기업 설정 > 전자세금계산서 > [국세청 홈택스 계정 추가]를 클릭하여 홈택스 계정으로 로그인 해주세요.

  2. 연동이 완료되면 발행된 매입 세금계산서를 확인할 수 있습니다.​ 스팬딧에 등록된 거래처의 세금계산서인 경우, 지출에 '등록 업체' 마크가 표기됩니다.

📌 ​스팬딧 계정에 이미 세금계산서 지출이 존재한다면 지급 관리 기능을 원활하게 사용하기 위해 지출 보정이 진행되며 해당 과정에서 [신규] 거래처가 다수 생성될 수 있는 점 참고 부탁드립니다.

3. 지출 추가하기

지급 관리에서는 기존 세금계산서와 더불어 두 가지 지출 유형이 추가되었습니다.

🆙 세금계산서: 홈택스 계정 연동을 통한 매입 세금계산서 관리

🆕 인보이스: 해외 인보이스, 국내 송장, 세금계산서 미발행 이체 건 관리

🆕 선지급금: 선금, 중도금, 잔금 관리 (세금계산서, 인보이스에 적용)

1) 세금계산서

기존 홈택스 연동으로 제공되던 세금계산서 지출에서 은행정보와 거래처 정보가 새로 추가되었습니다. 홈택스 계정이 연동되면 세금계산서 발행 시 지출로 자동 생성됩니다. (최대 약 1~2일 소요될 수 있습니다.)

2) 인보이스

국내 송장, 해외 인보이스, 세금계산서 미발행 이체 건을 관리하기 위한 지출 유형입니다.

  • 지출탭 > 좌측 상단의 [+ 추가] 버튼 클릭 > [인보이스]를 선택합니다.

  • 국내/해외를 선택하시고, 발행된 송장/인보이스 이미지를 첨부해주세요.

  • '공급자 상호' 우측 버튼으로 등록된 거래처를 불러올 수 있습니다.


3) 선지급금

선금, 중도금, 잔금 관리를 위한 지출 유형으로, 인보이스와 세금계산서 지출에 적용 가능합니다.

예를 들어, 용역 계약에서 선금 지불 시 세금계산서를 발행하지 않고 잔금 지불 후 총 계약금액에 대한 세금계산서를 발행해주는 경우가 있습니다. 이때 선급금을 세금계산서의 총 계약금액에서 차감하고 실제 비용 처리하실 금액으로 등록할 수 있습니다.

  • 지출탭 > 좌측 상단의 [+ 추가] 버튼 클릭 > [선지급금]을 선택합니다.

  • '공급자 상호' 우측 버튼으로 등록된 거래처를 먼저 불러와주세요. (별도 입력은 불가합니다.)

  • 총 금액(계약 금액)과 금액(선지급 금액), 지급 일자 등을 기입 후 저장합니다.

📌 추가된 지출(세금계산서, 인보이스, 선지급금)이 스팬딧에 등록된 거래처의 지출이라면, 거래처별로 사전에 지정된 은행정보(은행, 계좌번호)와 지급 요청일자 등이 자동으로 반영됩니다.

📌 선지급금을 적용하려면 우선 선지급금이 지출로 포함된 보고서가 [이체완료] 상태여야 합니다. 이후 공급자 상호 및 등록번호가 동일한 거래처의 세금계산서 및 인보이스에 선지급금을 적용하여 금액에서 차감 가능합니다. (아래 '선지급금 활용하기'를 참고해주세요.)

4. 지급 보고서 결재

세금계산서 보고서가 지급 보고서로 명칭이 변경되고 변경 항목이 추가되었습니다. 기존에는 세금계산서 지출만 보고서에 추가할 수 있었으나, 지급 보고서에는 세금계산서뿐 아니라 인보이스, 선지급금 지출도 추가 가능합니다.

📌 보고서 탭 > [새 보고서] > 보고서 타입에서 '지급'을 선택하고, 위에서 생성한 지출을 추가하여 제출해주세요.

선지급금 활용하기

  1. 선지급금은 인보이스 혹은 세금계산서 지출에 적용할 수 있습니다. 먼저, 지급 보고서에 선지급금 지출을 담고 승인절차를 거쳐 지급(이체)을 완료합니다.

  2. 발행된 세금계산서 또는 인보이스 지출 창에서 좌측 하단 [선지급금] 버튼을 클릭합니다.

  3. 선지급금 목록에서 [이체완료] 처리된 선지급금 지출을 세금계산서에 적용합니다.

  4. 연결된 보고서와 지출은 아래와 같이 지출 링크 혹은 보고서 링크를 통해 확인할 수 있습니다.

5. 지급 관리 UI

1) [지급 관리] 탭에서 지급 현황을 한눈에 확인해보세요.

지급 현황 대시보드의 각 항목은 다음을 뜻합니다.

  1. 합계(Total): [지급일자] 지정 여부와 상관없이 적용된 필터 기간을 기준으로 취합된 세금계산서, 인보이스, 선지급금 지출의 합계 금액과 건수

  2. 기한초과(Overdue): [지급일자]가 초과된 지출의 합계 금액과 건수

  3. 지급 임박(Due 7 Days): [지급일자]가 7일 이내 도래하는 지출의 합계 금액과 건수

  4. 지급 대기(Pending Payment): [지급일자]가 지정되었으나 지급 완료되지 않은 모든 지출의 합계 금액과 건수

2) 필터 용어설명

3) 엑셀 다운로드

지급 관리 탭에서 지출을 1개 이상 선택하시면, [다운로드] 버튼이 나타납니다. 은행 벌크 이체 시 자료 제공 용도로, 은행사별 양식에 맞게 가공하여 사용해주세요.

6. 거래처 관리

1) 거래처별 지급일자 지정

거래처 리스트 > 거래처 선택 > 지급일자에서 반복되는 지급일자를 거래처별로 지정해보세요. (월 1회 주기로 지정 가능합니다.)

📌 지급일자 지정 여부에 따라 세금계산서 > 지급일자의 날짜 지정 방식이 변경됩니다.

  • 지급일자 미지정 : 세금계산서의 '발행일자'가 지급일자로 표기됩니다.

  • 지급일자 지정 : 해당 지급일자로 지정됩니다.

📌 '거래처별 지급일자 지정'과 '설정 > 지급일자 지정'(거래처 일괄)이 각각 설정된 경우 거래처별 지급일자를 따릅니다.

2) 거래처별 미지급금 관리

거래처별로 지급요청이 완료된 총액과 미지급금이 얼마인지 확인할 수 있습니다.

  • 지급 총액: [이체완료] 상태인 지출들의 금액 합계

  • 미지급 총액: [이체완료] 상태가 아닌 지출들의 금액 합계

3) [신규] 거래처 관리하기

관리자가 등록한 거래처 외에도 신규 거래처 정보(공급자 상호 등)가 포함된 세금계산서, 인보이스 지출이 저장되면, [신규] 탭에 거래처가 자동으로 표시됩니다.

[신규] 목록에서 거래처를 선택하고 정보 입력 후 등록하시면 [거래처 리스트]에 정식 등록됩니다.

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