지급 관리는 Enterprise 요금제에서 제공되는 기능으로, 사전 신청이 필요합니다. 영업 담당자 또는 스팬딧 내 우측 하단의 채팅 상담으로 도입 문의를 남겨주시면 상세히 안내해 드리겠습니다.
지급 관리는 무엇인가요?
지급 및 거래처 관리 업무가 부서별로 흩어져 있어 업무 진행에 어려움을 겪고 계셨나요? 지급·거래처 관리 기능(이하 '지급 관리')은 회사에서 발생하는 이체 관련 지출을 통합적으로 관리하는 솔루션입니다. 결재, 이체 승인 및 선지급금 관리까지 스팬딧에서 한번에 해결할 수 있습니다.
지급 관리의 전체 프로세스는 다음과 같습니다.
거래처 등록하기
등록 가능한 거래처 유형은 다음과 같습니다.
거래처 유형 | 유형 설명 | 주요 입력값 | 지원되는 지출 유형 |
국내 사업자 | 사업자 등록번호를 보유한 법인 또는 개인 사업자입니다. | [필수] 거래처명: 공급자 상호 [필수] 공급자 등록번호: -을 제외한 숫자 10자리 |
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국내 기타 | 사업자 등록번호가 없는 개인 및 단체입니다. | [필수] 거래처명: 대표자명, 단체명 등 [선택] 식별코드: 관리번호, 내부 고유 ID 등 회사별 규정에 따라 자유롭게 입력 가능한 필드입니다. 중복 등록은 불가하고, 등록 후 수정 가능합니다. |
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해외 | 세부 유형 구분없이(사업자/비사업자 포함) 해외 거래처입니다. | [필수] 거래처명: 중복 입력은 불가합니다. |
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⚠️ 국내 기타의 '식별코드'는 일반멤버에게 공개되는 정보입니다. 개인정보를 등록하지 않도록 유의해 주세요.
1) 상단 지급 탭으로 접속합니다.
*Company Admin 및 거래처 관리 담당자님 계정에서만 나타납니다.
2) 거래처 관리 담당자를 지정합니다.
기업 관리자(Company Admin)는 회사 멤버를 대상으로 거래처 관리 담당자를 지정할 수 있습니다. 세금계산서 등 지급 요청 건을 처리하는 별도의 담당자 및 부서가 있는 경우, 지급 > 설정에서 담당자를 추가해주세요.
📌 거래처 관리 담당자에게는 아래와 같은 권한이 부여됩니다.
지출 가시 권한
회사 내 생성되는 모든 세금계산서 지출
보고서에 포함된 인보이스/선지급금 지출
본인이 소유한 지출
보고서 가시 권한: 모든 지급보고서 가시 가능
🙋 세금계산서 기본 담당자와 거래처 관리 담당자는 어떤 차이가 있나요?
세금계산서 기본 담당자: 홈택스에 연동된 계정으로 발행되는 세금계산서 가시 가능, 다른 홈택스 계정의 세금계산서는 가시 불가
거래처 담당자: 회사에서 발행되는 모든 세금계산서, 인보이스, 선지급금 가시 가능, 지급 보고서 가시 가능
3) 지급 > 거래처 리스트 탭에서 지급 대상이 되는 거래처를 등록합니다.
[거래처 등록]에서 단건 등록하거나, [CSV 파일 업로드]를 통해 일괄 등록할 수 있습니다. 업로드 창의 필수항목 안내 및 샘플 양식을 참고하셔서 각 항목을 정확하게 입력해 주세요.
[거래처 등록] 시 상단의 거래처 유형 및 항목과 조건을 확인 후 입력해 주세요. 입력값 조건은 1) 거래처 등록 CSV 파일 업로드 2) 인보이스, 세금계산서 지출 생성 시에도 동일하게 적용됩니다.
[CSV 파일 업로드] 시, 국내 사업자와 국내 기타는 [국내] 양식에서 함께 등록할 수 있습니다. 국내 샘플 양식에서 유형별로 아래 값을 각각 구분하여 입력해 주세요.
(필수) Vendor Type: business (사업자), etc (기타) 입력
(필수) Vendor Registration Number: business일 경우, 사업자등록번호 10자리(숫자) 입력
(선택) Identifier Code: etc일 경우, 식별코드 입력
거래처 리스트: 거래처 유형 및 공급자 등록번호/식별번호가 각각 표시되며, 필터 적용도 가능합니다.
🏦 거래처 CSV 파일 등록 유의사항
국내은행명은 CSV 양식의 Bank Name 열에 은행 코드(숫자 4자리)로 입력해주세요.
은행 코드, 계좌번호 등 앞자리가 '000'으로 시작하는 값은 선행 0이 사라질 수 있습니다.
엑셀 또는 스프레드시트에서 다음 중 한 가지 방법으로 입력해 주세요.'000123처럼 값 앞에 작은따옴표(')를 붙여 입력해당 열의 셀 서식을 [텍스트]로 변경 후 입력
엑셀: 열 전체를 선택한 후, 마우스 오른쪽 클릭 > 셀 서식 > 표시 형식 > 텍스트 선택
구글 스프레드시트: 열 전체를 선택한 후, 상단 메뉴에서 서식 > 숫자 > 텍스트 선택
🙋 미등록(신규)에 표시된 곳과 동일한 정보로 새 거래처를 등록할 수 있나요?
[+ 거래처 등록] 단건 등록: '이미 등록된 거래처입니다' 안내가 나타나며 등록에 실패합니다. 미등록(신규) 목록 상에서 동일 거래처명/등록번호(식별번호)를 가진 거래처를 조회하여 등록해 주세요.
[파일 업로드]: 파일에 입력된 거래처명/등록번호(식별번호)와 동일한 미등록(신규) 거래처가 있다면, 자동으로 거래처로 등록(승격)됩니다.
📌 스팬딧 계정에 이미 세금계산서 지출이 존재한다면 지급 관리 기능을 원활하게 사용하기 위해 지출 보정이 진행되며 해당 과정에서 미등록(신규) 거래처가 다수 생성될 수 있습니다.
거래처 관리하기
1) 거래처별 지급일자 지정
거래처 리스트 > 거래처 선택 > 지급일자에서 반복되는 지급일자를 거래처별로 지정해보세요. (월 1회 주기로 지정 가능합니다.)
📌 지급일자 지정 여부에 따라 세금계산서 > 지급일자의 날짜 지정 방식이 변경됩니다.
지급일자 미지정 : 세금계산서의 '발행일자'가 지급일자로 표기됩니다.
지급일자 지정 : 해당 지급일자로 지정됩니다.
📌 '거래처별 지급일자 지정'과 '설정 > 지급일자 지정'(거래처 일괄)이 각각 설정된 경우 거래처별 지급일자를 따릅니다.
2) 거래처별 미지급금 관리
거래처별로 지급요청이 완료된 총액과 미지급금이 얼마인지 확인할 수 있습니다.
지급 총액: [이체완료] 상태인 지출들의 금액 합계
미지급 총액: [이체완료] 상태가 아닌 지출들의 금액 합계
3) 미등록(신규) 거래처 관리하기
관리자가 등록한 거래처 외에도 신규 거래처 정보(공급자 상호 등)가 포함된 세금계산서, 인보이스 지출이 저장되면, 미등록(신규) 탭에 거래처가 자동으로 표시됩니다.
미등록(신규) 목록에서 거래처를 선택하고 정보 입력 후 등록하시면 [거래처 리스트]에 정식 등록됩니다.
지출 추가하기
지급 관리의 지출 유형은 아래 3가지입니다.
세금계산서: 홈택스 계정 연동을 통한 매입 세금계산서 관리
인보이스: 해외 인보이스, 국내 송장, 세금계산서 미발행 이체 건 관리
선지급금: 선금, 중도금, 잔금 관리 (세금계산서, 인보이스에 적용)
1) 세금계산서
홈택스 계정 연동 방법
기업 설정 > 전자세금계산서 > [국세청 홈택스 계정 추가]를 클릭하여 홈택스 계정으로 로그인 해주세요.
연동이 완료되면 발행된 매입 세금계산서를 확인할 수 있습니다. 스팬딧에 등록된 거래처의 세금계산서인 경우, 지출에 '등록 업체' 마크가 표기됩니다.
홈택스 계정 연동 시, 매입 세금계산서가 발행되면 지출로 자동 생성됩니다. (최대 약 1~2일 소요될 수 있습니다.)
2) 인보이스
국내 송장, 해외 인보이스, 세금계산서 미발행 이체 건을 관리하기 위한 지출 유형입니다.
지출탭 > 좌측 상단의 [+ 추가] 버튼 클릭 > [인보이스]를 선택합니다.
국내 사업자/국내 기타/해외 중 하나를 선택하고, 발행된 송장/인보이스 이미지를 첨부해 주세요.
'공급자 상호' 우측 버튼으로 등록된 거래처를 불러올 수 있습니다.
*거래처를 불러오지 않고 직접 거래처명과 식별코드를 입력하여 저장하면, 미등록(신규) 거래처로 올라가 관리자가 확인하고 등록할 수 있습니다.
3) 선지급금
선금, 중도금, 잔금 관리를 위한 지출 유형으로, 인보이스와 세금계산서 지출에 적용 가능합니다. 예를 들어, 용역 계약에서 선금 지불 시 세금계산서를 발행하지 않고 잔금 지불 후 총 계약금액에 대한 세금계산서를 발행해주는 경우가 있습니다. 이때 선급금을 세금계산서의 총 계약금액에서 차감하고 실제 비용 처리하실 금액으로 등록할 수 있습니다.
지출탭 > 좌측 상단의 [+ 추가] 버튼 클릭 > [선지급금]을 선택합니다.
'거래처명' 우측 [불러오기] 버튼으로 등록된 거래처를 불러와주세요. 전체 거래처 리스트가 국내 사업자 - 국내 기타 - 해외 순으로 나타나 선택할 수 있습니다.
총 금액(계약 금액)과 금액(선지급 금액), 지급 일자 등을 기입 후 저장합니다.
저장된 지출 상세화면 상단에 거래처 유형과 등록 여부가 표시됩니다.
📌 스팬딧에 등록된 거래처의 지출이라면, 사전에 지정된 은행정보(은행, 계좌번호)와 지급 요청일자 등이 자동으로 반영됩니다.
📌 선지급금을 적용하려면 우선 선지급금이 지출로 포함된 보고서가 [이체완료] 상태여야 합니다. 이후 공급자 상호 및 등록번호가 동일한 거래처의 세금계산서 및 인보이스에 선지급금을 적용하여 금액에서 차감 가능합니다. (아래 '선지급금 활용하기'를 참고해주세요.)
선지급금 활용하기
선지급금은 인보이스 혹은 세금계산서 지출에 적용할 수 있습니다. 먼저, 지급 보고서에 선지급금 지출을 담고 승인절차를 거쳐 지급(이체)을 완료합니다.
발행된 세금계산서 또는 인보이스 지출 창에서 좌측 하단 [선지급금] 버튼을 클릭합니다.
선지급금 목록에서 [이체완료] 처리된 선지급금 지출을 세금계산서에 적용합니다.
연결된 보고서와 지출은 아래와 같이 지출 링크 혹은 보고서 링크를 통해 확인할 수 있습니다.
선지급금 유의사항
거래처: 선지급금과 선지급금을 적용할 지출(세금계산서, 인보이스)의 거래처가 동일해야 합니다.
금액: 선지급금의 금액은 적용할 세금계산서/인보이스의 총액과 같거나 더 작아야 합니다. 선지급금 금액이 더 큰 경우에는 적용할 수 없습니다.
지급 현황 한눈에 보기
1) [지급 관리] 탭에서 지급 현황을 한눈에 확인해 보세요.
지급 현황 대시보드의 각 항목은 다음을 뜻합니다.
합계(Total): [지급일자] 지정 여부와 상관없이 적용된 필터 기간을 기준으로 취합된 세금계산서, 인보이스, 선지급금 지출의 합계 금액과 건수
기한초과(Overdue): [지급일자]가 초과된 지출의 합계 금액과 건수
지급 임박(Due 7 Days): [지급일자]가 7일 이내 도래하는 지출의 합계 금액과 건수
지급 대기(Pending Payment): [지급일자]가 지정되었으나 지급 완료되지 않은 모든 지출의 합계 금액과 건수
2) 필터 용어설명
3) 엑셀 다운로드
지급 관리 탭에서 지출을 1개 이상 선택하시면, [다운로드] 버튼이 나타납니다. 은행 벌크 이체 시 자료 제공 용도로, 은행사별 양식에 맞게 가공하여 사용해 주세요. 엑셀 파일에서 확인할 수 있는 정보는 아래와 같습니다.
지급상태, 공급자 상호, 공급자 등록번호, 금액, 대표자명
지급일자, 이체일자, 입금 은행, 입금 계좌번호
폴리시, 작성일자, 거래처 닉네임, 주소
은행지점명, 은행주소
거래처 코드, 국가코드
태그, Routing number, Swift code, 메모
지급 보고서 설정하기
지급 보고서에는 세금계산서, 인보이스, 선지급금 지출을 추가할 수 있습니다.
📌 보고서 탭 > [새 보고서] > 보고서 타입에서 '지급'을 선택하고, 위에서 생성한 지출을 추가하여 제출해 주세요.
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