일반적으로 기업에서는 돈을 쓰기 위해 허락(품의)을 받고, 허락받은 품의를 지출(결의)하는 단계로 보고 및 결재가 이루어집니다. 스팬딧에서는 플랜 기능을 통해 두 형태의 보고서를 서로 연결해 처리할 수 있습니다.
플랜 기능은 무엇인가요?
플랜은 지출이 발생하기 전에 예산과 사용 목적을 미리 검토하고 승인받는 사전 품의 기능입니다.
승인 완료된 사전 보고서에는 실제 지출 내역을 담은 여러 건의 사후 보고서를 연결하여 관리할 수 있습니다. 이런 상황에서 플랜 기능을 사용하면 좋습니다.
품의(사전)와 지출 결의(사후)를 하나의 보고서 흐름으로 연결해 관리할 때
출장·프로젝트처럼 여러 사람이 하나의 예산을 나눠 쓰고 각자 정산할 때
플랜 기능 활성화 방법
플랜 보고서 기능 활성화 : 폴리시 > 플랜 > '플랜 보고서 기능 사용'을 On으로 설정하면 플랜 기능이 활성화됩니다.
플랜 예산 유형 직접 입력 허용
Off로 설정된 경우, 관리자가 설정한 플랜 예산 유형에서만 보고서를 작성할 수 있습니다.
On으로 설정된 경우, 보고서 제출자가 직접 플랜 예산 유형을 입력 및 추가할 수 있습니다.
플랜 보고서 제출 및 처리 방법
플랜 보고서의 개괄적인 제출/승인 단계는 아래와 같습니다.
💁🏻♂️ : 제출자
🙆🏻♀️ : 승인자
💁🏻♂️ : 새 보고서를 추가하고, 보고서 타입을 '플랜'으로 변경합니다.
💁🏻♂️ : 플랜 예산 추가 및 플랜 기간을 설정한 뒤 제출합니다. 필요한 경우, 사후 보고서를 작성할 팀원을 플랜 예산 사용자로 지정합니다.
관리자가 '작성자 외 사후 보고서 작성자 지정 허용'을 켠 경우에만 사용할 수 있습니다.
기본 설정에서는 사전 보고서가 '작성 중'일 때 지정할 수 있으며, 관리자 설정에 따라 '승인 중'·'승인 완료' 단계에서도 지정할 수 있습니다. (플랜 보고서 사용자 지정 자세히 보기)
🙆🏻♀️ : 사전 보고서를 검토 및 승인합니다.
💁🏻♂️ : 승인 완료된 사전 보고서 안에서 사후 보고서를 생성합니다.
💁🏻♂️ : 지출이 발생하면 사후 보고서에 지출을 넣고 제출합니다. 하나의 사전 보고서에 여러 개의 사후 보고서를 생성할 수 있습니다.
🙆🏻♀️ : 사후 보고서를 검토 및 승인합니다.
플랜 보고서 활용 방법
보고서 안에서 카테고리별 예산 사용 현황과 해당 예산을 사용한 보고서를 확인할 수 있습니다.
✔️ 플랜 예산은 보고서를 제출하는 시점부터 차감됩니다.
사전/사후 보고서가 1:N으로 분리되어, 승인완료된 사전 보고서에 여러 건의 사후 보고서를 연결할 수 있습니다. 사후 보고서를 삭제해도 연결된 사전 보고서는 그대로 유지됩니다.
사후 보고서 작성 중 지출을 추가하면, 그래프에 예상 금액이 점선으로 노출됩니다.
하단의 '관련된 사후 보고서'에서 생성된 모든 사후 보고서를 확인하고 이동할 수 있습니다.
특정 프로젝트의 지출이 모두 완료되었거나 더 이상 예산을 사용할 계획이 없다면, '플랜 마감' 기능을 이용할 수 있습니다. 마감 후에는 해당 플랜의 새로운 사후 보고서를 생성하거나 제출할 수 없습니다.
사후 보고서 안에서 관련된 사전 보고서로 바로 이동할 수 있습니다.
플랜 기능 이용 시 관리자 필수 설정 사항
플랜 예산
플랜 보고서에 사용되는 예산과 카테고리를 설정할 수 있습니다.
폴리시 > 플랜 > 플랜 예산 > 상위 플랜 필드 추가
유형명 : 추가할 플랜 예산 유형의 이름을 입력합니다.
적용 그룹
플랜 예산 유형이 적용될 '그룹'을 선택합니다.
미 선택 시 해당 폴리시 내의 전체 멤버가 적용대상으로 설정됩니다.
카테고리별 예산 설정 : 해당 카테고리의 한도액과 통화, 지출 한도 체크 기준을 선택할 수 있습니다.
이 유형 하위에 속한 플랜 예산 유형에도 동일한 설정 적용 : 플랜 예산에 설정된 사항들이 하위 플랜 예산에도 적용됩니다.
플랜 보고서 설정
예산 대비 초과 시, 추가 승인자 지정 : 플랜 예산을 초과 사용하였을 경우, 추가로 승인할 승인자를 지정할 수 있습니다.
후 보고서 자동 제출일 : On으로 설정된 경우, 플랜 종료일로부터 특정기간이 지난 시점에 보고서가 자동 제출됩니다. (기본 설정 : 3일 후)
후 보고서 승인 Skip
On으로 설정된 경우, '단일 제출&승인 모드'에만 적용되며 보고서 제출 즉시 승인됩니다. 다만, 플랜 예산을 초과한 보고서는 이 설정과 관계없이 '후 보고 승인' 절차가 진행됩니다.
Off로 설정된 경우, '후 보고 승인' 절차가 필수입니다.
플랜 예산 사용자 설정
관리자가 폴리시에서 설정하는 항목입니다. 설정값에 따라 사전 보고서 작성자가 다른 팀원을 플랜 예산 사용자로 지정할 수 있는지, 지정 가능한 시점과 사후 보고서 제출 시 승인라인 선택 방식이 달라집니다.
작성자 외 사후 보고서 작성자 지정 허용
Off : 사전 보고서를 작성한 본인만 사후 보고서를 작성할 수 있습니다. 해당 옵션 Off면 두 하위 옵션은 자동으로 비활성화됩니다.
On (기본값) : 사전 보고서 작성자가 다른 폴리시 멤버를 '플랜 예산 사용자(사후 보고서 작성 권한을 부여받은 멤버)'로 지정하여, 해당 멤버가 이 사전 보고서에 연결된 사후 보고서를 직접 작성할 수 있습니다.
사전 보고서 승인 라인 강제 적용
Off (기본값) : 사후 보고서 제출 시 어떤 승인 라인을 따를지 선택할 수 있습니다. 승인 모드 및 관리자 설정에 따라 선택 가능한 옵션이 달라집니다. (자세한 내용은 승인 모드 자세히 보기 참고)
On : 사후 보고서 제출 시 '본인 승인라인'은 선택할 수 없습니다. 선택 가능한 옵션은 승인 모드에 따라 다릅니다. (자세한 내용은 승인 모드 자세히 보기 참고)
사전 보고서 상태별 플랜 예산 사용자 관리 : 사전 보고서의 상태에 따라 플랜 예산 사용자를 추가/삭제할 수 있는 시점을 설정합니다.
기본값 (미체크) : 사전 보고서가 '작성 중' 상태일 때만 추가/삭제 가능합니다.
승인 중 허용 체크 : 사전 보고서가 '승인 중' 상태일 때도 추가/삭제할 수 있습니다.
승인 완료 허용 체크 : 사전 보고서가 '승인 완료' 상태일 때도 추가/삭제할 수 있습니다.
플랜 보고서 전용 승인라인 설정
스팬딧에는 총 3가지의 보고서 유형이 있으며, 각 유형마다 승인라인을 다르게 설정할 수 있습니다. 플랜 보고서 사용을 위해 플랜 보고서 전용 승인라인이 설정이 필요합니다.
승인라인 설정 방법 : 폴리시 > 승인라인 > 승인라인 추가 > 유형 : 플랜보고서 선택
🔍 자세한 보고서 승인라인 설정 방법은 아래 링크를 확인해 주세요
플랜 기능 이용 시, 환급 관련 안내
사전 보고서 예산 초과 시, 환급 규정은 회사별 사내 경비 규정을 따릅니다.
스팬딧에서는 예산을 초과하더라도 초과금액을 포함하여 환급금액을 산정하고 있습니다.
환급 금액은 수기로 수정이 가능합니다.
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