보통 출장을 가시기 전, 사전 품의서를 올리시고
다녀오셔서 지출 결의서를 제출하는 방식으로 경비를 처리하고 계셨지 않나요?
💁🏻♂️ 여기서 지출 품의서와 결의서는 어떤 내용인지 간단하게 설명 드리겠습니다.
지출 품의서 : 지출 전에 회사 돈을 써도 되는지 사전 허락을 받는 것
지출 결의서 : 사전 허락을 받은 품의를 첨부로 회계팀에 지출을 요청할 때 제출하는 것
그러므로 일반적으로 돈을 쓰기 위해 허락(품의)을 받고, 허락받은 품의를 지출(결의)하는 단계로 보고 및 결재가 이루어지게 됩니다.
그렇다면 지출 품의서와 지출 결의서를 어떻게 제출을 하고 결재를 받을 수 있을까요?
스팬딧에선 "플랜(Plan)" 기능을 통해 두 형태의 보고서를 한번에 처리하실 수 있습니다.
1. 플랜(Plan)이란?
플랜이란?
플랜 기능은 지출이 발생하기 전, 사전에 승인을 받는 절차를 추가하는 기능입니다.
해당 내용은 "사전 품의" 라는 역할을 합니다.
특징
사전 품의와 지출 결의를 하나의 보고서에서 처리하실 수 있습니다.
사전 품의 -> 지출 결의의 형태로 자동 변환
즉, 플랜 보고서(사전 품의)가 승인 완료 되면 자동적으로 승인 예산이 적용 된 일반 보고서(지출 결의)로 변환됩니다.
그럼 이제 어떻게 사용할 수 있을 지 알아볼까요?
2. 플랜보고서 제출 및 승인 진행
플랜보고서의 제출 및 처리 단계는 아래와 같습니다.
💁🏻♂️ : 제출자
🙆🏻♀️ : 승인자
💁🏻♂️ : 새 보고서를 추가하고, 보고서 타입을 "플랜"으로 변경한다.
💁🏻♂️ : 예산을 추가 한다
💁🏻♂️ : 플랜 기간을 설정한다.
💁🏻♂️ : 제출 한다.
🙆🏻♀️ : 플랜(사전) 보고서를 승인한다.
승인이 완료 된 플랜(사전)보고서는 자동적으로 플랜(사후) 보고서 형태로 변경됩니다.
💁🏻♂️ : 일반보고서와 같이 "지출 추가" 를 한다.
💁🏻♂️ : 플랜(사후) 보고서를 제출한다.
🙆🏻♀️ : 플랜(사후) 보고서를 승인한다.
👇 아래에선 제출 프로세스 내용을 영상으로 확인하실 수 있습니다.
1 - 4번. 💁🏻♂️ : 보고서 타입을 플랜으로 변경하고, 예산을 추가하고 기간을 설정 후, 제출하는 단계입니다.
5번. 🙆🏻♀️ : 제출된 플랜(사전) 보고서를 승인 시, 아래와 같이 플랜(사후) 보고서 형태로 바뀌게 됩니다.
6 - 7번. 💁🏻♂️ : 지출을 추가하고 플랜(사후) 보고서를 제출하는 단계입니다.
8번. 🙆🏻♀️ : 제출된 플랜(사후) 보고서를 승인 시, 아래와 같이 최종승인이 완료됩니다.
3. 플랜보고서 사용 시, 필수 지정 사항 (For 관리자)
그럼 이제 플랜보고서를 사용하기 위해선 필수적으로 지정해야 하는 사항들에 대해 안내드리겠습니다.
[설정 방법]
폴리시 탭 > 플랜
Plan 설정 모드
Plan 예산
플랜보고서에 사용되는 예산과 카테고리를 설정할 수 있습니다.
자율모드 (기본 설정은 Off)
Off로 설정된 경우, 관리자가 설정한 예산 유형에서만 보고서를 작성할 수 있습니다.
On으로 설정된 경우, 보고서 작성자가 직접 예산 유형을 입력 및 추가 할 수 있습니다.
[설정 방법]
폴리시 탭 > 플랜 > 상위 플랜 필드 추가
상위 플랜 필드 추가
유형명
추가할 예산 유형의 이름을 입력합니다.
적용 그룹
예산 유형이 적용될 "그룹"을 선택합니다.
미 선택의 경우, 해당 폴리시 내의 전체 멤버가 적용대상으로 설정됩니다
카테고리 별 예산 설정
카테고리 별 예산을 설정할 수 있으며 해당 카테고리의 한도액과 통화, 지출 한도 체크 기준을 선택 한 후 추가버튼을 눌러주시면 됩니다.
하위 예산 유형 포함 적용
선택의 경우, 상위 예산에 설정된 사항들이 하위 예산에도 적용됩니다.
Plan 보고서 설정
예산 대비 초과 시, 추가 승인자 지정
예산을 초과하여 비용을 사용하였을 경우, 추가적인 검토 등의 업무 절차가 있는 경우가 많습니다. 이 항목에 체크를 할 경우, "예산이 초과된 플랜보고서에 대하여 추가로 승인을 할 사람" 을 지정할 수 있습니다.
후 보고서 자동 제출일
On으로 설정된 경우, 플랜 종료일로부터 특정기간이 지난 시점에 보고서가 자동 제출됩니다. (기본 설정 : 3일 이후)
후 보고서 승인 Skip
On으로 설정된 경우, 플랜 보고 이후 "후 보고" 절차가 생략됩니다.
다만, 예산을 초과한 보고서는 해당 설정과 관계없이 무조건 "후 보고" 절차를 거치게 됩니다.
Off로 설정된 경우, 무조건 "후 보고" 절차를 거치게 됩니다.
4. 플랜보고서 전용 승인라인 설정
스팬딧에는 총 3가지의 보고서 유형이 있으며, 각 유형마다 승인라인을 다르게 설정할 수 있습니다. 또한 플랜보고서를 사용하기 위해선 플랜보고서 전용 승인라인이 꼭 필요하답니다!
[설정 방법]
폴리시 탭 > 승인라인 > 승인라인 추가 > 유형_플랜 보고서 ✔️
🔍 추가로 플랜 보고서에 대한 승인라인을 설정하는 방법은 아래 링크를 확인해 주세요
5. 플랜보고서 사용 시, 환급 금액 관련 내용 안내
플랜 보고서 사용 시, 환급 금액 관련 내용
예산 대비 초과한 경우, 추가 승인자 지정 기능 활용 가능합니다.
현재 플랜 보고서에서 확인할 수 있는 "예산 Bar" 는 예산 대비 얼마정도의 지출이 발생되었는지 체크하는 용도로 활용할 수 있습니다.
품의서에 대한 예산 초과 시, 환급 규정은 회사별 사내 경비 규정에 따라 다릅니다.
스팬딧에선 예산을 초과하더라도 초과금액을 포함하여 환급금액을 산정하고 있습니다.
추가로 환금 금액은 수기로 수정이 가능합니다.
#연관 태그 : 사전품의서, 품의, 플랜, 플랜보고서, PLAN,