1️⃣ 계정 가입 및 초대
Q. 사원 계정을 가입(추가)하면, 요금은 어떻게 추가되나요?
연 단위 시트제 계약의 경우 계약서 명시 인원수까지는 계약 금액이 적용되며 사용 인원수 초과 시 계정당 추가 금액이 부과됩니다. 계약 인원수 및 금액은 계약서를 확인해주시고, 자세한 사항은 스팬딧 영업 담당자에게 문의해주세요.
Q. 저희 신규 멤버분이 직접 스팬딧에 가입하셨어요. 기업 회원으로 다시 초대하고 싶어요.
이메일 초대 시 "이미 가입되었거나 잘못된 이메일 주소입니다"라는 문구가 확인되셨나요? 관리자님이 초대하시기 전에 스스로 회원가입하여 개인 계정으로 생성된 상황입니다.
멤버: 해당 계정으로 로그인 하신 후 탈퇴 해주세요. (개인설정 > 계정 > 하단 [탈퇴] 버튼)
관리자: 기업설정 > 사원 목록 상단의 [초대하기] 버튼을 통해 새로 초대해주세요.
이 상황을 방지하시려면 기업설정 > 기업 정보에서 회사 도메인(www. 제외)을 입력하고 셀프 가입 제한을 ON으로 설정해주세요. 이후에는 관리자를 통해서만 가입됩니다. (도움말)
2️⃣ 카드 연동
Q. 카드 등록 시 카드사 계정이 있어야만 하나요?
그렇습니다. 카드사 홈페이지에서 회원 가입(개인 또는 기업 회원) 후 카드를 등록해주세요.
Q. 관리자가 법인카드를 한번에 등록할 수 있나요?
네, CSV 양식에 카드정보 입력 후 업로드하시면 임직원의 법인카드를 한번에 등록할 수 있습니다. 그 다음 각 멤버에게 배분(소유권 이전)해보세요.
법인카드 소유권 이전: 등록된 카드를 삭제 후 재등록하지 않고도 소유자만 변경할 수 있습니다.
Q. 카드 등록 중 오류가 발생했어요.
어떤 오류 메시지가 확인되셨나요? 다음 도움말에서 유형별 해결 방법을 살펴봐주세요.
Q. 카드 목록에서 카드 아이콘이 회색으로 표시되고 느낌표가 표시됩니다. 왜 그럴까요?
카드 연동이 끊겼다는 표시입니다. 카드사 계정 비밀번호를 변경하거나 카드를 재발급 받으셨나요? 다음 도움말을 참고하셔서 다시 카드를 연동해주세요.
Q. 일반 법인카드를 여러 명이 사용하고 있어요. 각자의 지출로 어떻게 가져갈 수 있나요?
대상 카드를 '공용 법인카드'로 설정하고, 멤버들을 '공유자'로 등록해주세요. (도움말 확인하기)
이후에 1) 관리자가 직접 [지출 소유자 변경]하시거나 2) 공유자 본인이 [지출로 변환]할 수 있습니다.
Q. 토스뱅크, 카카오뱅크, 케이뱅크 카드는 연동이 안 되나요?
그렇습니다. 해당 카드들은 원디바이스 정책에 따라 하나의 기기에서만 인증이 가능하므로, 스크래핑을 통한 연동이 지원되지 않습니다. 필요하시다면 기타 카드로 등록 후 직접 지출을 생성하여 등록해주세요.
Q. 개인 카드 내역이 스팬딧에 지출로 등록되지 않았으면 해요.
개인 카드의 지출은 '보고서에 추가'하기 전에는 관리자가 확인할 수 없으니 안심하셔도 괜찮습니다.
원하는 승인 내역만 지출로 변환하려면, 개인설정 > 카드관리 > 카드 설정에서 ‘승인내역 지출 자동변환’을 OFF로 설정해주세요. 이후 원하시는 내역의 좌측 체크박스 선택 > [지출로 변환] 버튼을 클릭하면 지출 목록에서 조회됩니다.
3️⃣ 세금계산서 연동
Q. 홈택스 계정은 어떻게 연동하나요?
Company Admin 계정에서 기업설정 > 전자세금계산서 > [국세청 홈택스 계정 추가] 하여 홈택스 계정을 연동해주세요. 자세한 내용은 다음 도움말에서 확인해주세요.
Q. 이메일로 세금계산서가 들어왔는데 지출 탭에 아직 안 나와요.
세금계산서 내역을 스팬딧으로 불러오는 시점 및 범위는 다음과 같습니다.
평일: 일 4회(7시, 13시, 16시, 19시), 주말: 일 2회(7시, 19시)
스크래핑 범위: 당일~7일 전
위 시간 외에 수동 업데이트가 필요하시면, 관리자 계정에서 전자세금계산서 리스트 > [홈택스 내역 불러오기] 하단의 기간 필터(7일 단위)를 적용 후 [업데이트] 영역을 클릭해주세요.
📌 세금계산서의 지출일자는 '작성일자'로 기재됩니다. 지출 탭, 세금계산서 조회 필터(위 화면 좌측) 등에서는 작성일자를 기준으로 조회해주세요. 조회하시는 시점에 세금계산서가 아직 국세청으로 전송되지 않았다면 세금계산서 작성일자와 상관없이 스팬딧으로 불러올 수 없으므로, 전송일까지 조금 더 기다려주세요. 전송일자는 홈택스 사이트의 ‘전자(세금)계산서 발급 목록조회’에서 확인하실 수 있습니다.
Q. 세금계산서 소유권을 멤버가 직접 바꿀 수 있나요? 관리자가 각각 분배하기는 어려워서요.
가능합니다. 세금계산서를 주로 처리하는 멤버를 공유자로 지정하여 직접 조회하고 소유권을 이전하도록 해보세요.
4️⃣ 지출 및 보고서
Q. 카테고리에 금액 한도를 설정했습니다. 위반할 경우 보고서에 어떻게 표시되나요?
보고서에 지출이 첨부되면, 보고서 내 지출 좌측에 빨간색 위반 아이콘이 표시되고 마우스 커서를 올리면 구체적인 위반 내용이 표시됩니다. 지출 탭에서는 지출 내역 가장 우측에 위반 아이콘이 표시됩니다. 자세한 내용은 다음 도움말에서 확인해주세요.
Q. 카드 아이콘마다 차이점이 궁금해요.
카드 유형별 아이콘에 대해서는 도움말을 참고해주세요.
Q. 지출 목록의 R 표시는 무엇을 의미하나요?
(R) 아이콘이 붙은 지출은 반려된 지출을 의미합니다.
Q. 여러 지출의 폴리시, 카테고리, 태그 등을 한번에 변경하고 싶어요.
보고서 > [+ 새 보고서] > 비용 결재 보고서를 새로 만들어주세요.
보고서 하단의 [지출 추가] 또는 지출 탭에서 지출 옆 체크박스 클릭> [보고서에 추가] 버튼으로 변경할 지출을 보고서에 추가합니다.
보고서에 [폴리시]를 지정하면, 보고서에 담긴 모든 지출의 폴리시가 자동으로 지정됩니다.
보고서에서 지출을 선택하고 좌측 [일괄 변경] 버튼을 눌러보세요.
일괄 변경 창에서 지출방법, 카테고리, 태그 등을 지정하고 [변경] 버튼을 누르시면 한번에 저장됩니다.
Q. 보고서 환급금 처리 과정을 알려주세요.
1. 환급금이란 대금이 개인 계좌에서 출금되므로 회사에서 관리자를 통해 개인에게 다시 입금해주는 비용을 뜻합니다. 현금, 개인 카드, 개인형 법인카드 등의 지출에 '환급' 토글이 On으로 설정된 경우, 비용 보고서에 이 지출을 추가하면 '환급금액'이 표기됩니다.
2. 보고서 내 지출 중 환급대상 지출이 있는 경우, 보고서 승인 후 환급 절차가 진행됩니다. 환급은 1) 최종 승인자의 '환급 진행' 2) 제출자의 '환급 확인' 과정으로 나뉩니다.
환급 진행: 보고서 최종승인자가 '환급금 이체(송금)' 처리 진행 전・후에 환급이 진행되었음을 확인하는 과정
환급 확인: 보고서 제출자가 '환급금 입금' 여부를 확인 후 '환급 확인'을 확인하는 과정
3. 폴리시 > 비용정산 > 경비 환급 확인 절차 Skip이 On으로 설정된 경우, 최종승인자의 환급 처리만으로 보고서는 [환급 완료] 처리됩니다.(보고서 제출자 환급 확인 절차가 생략됩니다.) Off로 설정된 경우, 보고서 제출자가 [환급 확인] 처리하셔야 [환급 완료]로 바뀝니다.
Q. 보고서의 [승인 완료] 아이콘 색이 이렇게 다른데, 어떤 차이가 있나요?
초록색 배경: 보고서 최종 승인 이후 환급 절차가 없이 완료된 상태입니다.
흰색 배경: 환급 대상 지출이 보고서에 포함되어 있어, 승인 후 환급 절차가 남아있는 상태입니다.
Q. 제가 승인해야 하는 보고서만 따로 모아볼 수 있나요? 한번에 승인하고 싶어요.
기업설정 > 기업 규정 > 보고서 > '일괄 승인 권한 지정'에서 권한을 부여할 승인자를 지정해주세요.
지정된 승인자에게는 보고서 필터 상단에 [결재 대기], [결재 완료] 버튼이 나타나, 본인 승인 차례인 보고서를 바로 조회하고 [일괄 승인] 버튼으로 빠르게 승인할 수 있습니다. (도움말)
Q. 보고서를 작성했는데 [제출] 버튼이 안 나온다고 합니다.
보고서의 '승인자' 부분이 비어있다면 승인라인 설정 문제일 수 있습니다. 폴리시에 승인라인이 설정되어 있는지, 보고서 제출자가 승인라인의 멤버로 추가되어 있는지 관리자께서 확인해주세요.
보고서에 지정된 폴리시가 활성화되어 있는지 확인해주세요. 비활성화된 폴리시는 [폴리시] 탭의 목록에서 회색으로 처리되고 '비활성' 표기됩니다.
보고서 유형에 따라 일반/지급/플랜 보고서 승인라인이 각각 구성되어야 합니다. 예) 플랜 보고서 제출에 앞서 플랜 승인라인이 설정되어 있는지 확인해주세요.
Q. 카드 지출이 승인취소되면 어떻게 알 수 있나요?
카드 승인취소 시 보고서 제출자 및 (앞서 승인하였거나 현재 승인 차례인) 승인자에게 취소 알림이 발송됩니다. 보고서 내 지출에 '승인취소'가 표시되며 보고서 내 지출 금액에도 자동으로 취소분이 반영됩니다.
지출 탭 필터에서 [카드 내역 상태] 버튼 클릭 > [승인 취소 내역] 클릭 후 저장하시면, 카드 승인취소 내역을 모아서 조회하실 수 있습니다.
5️⃣ 승인라인 설정
Q. [멀티 지정 승인모드] 승인자입니다. 제가 멤버로 속한 승인라인에서 보고서를 제출하면, 저보다 앞선 승인자에게도 결재를 받나요?
승인자가 승인라인의 멤버로 소속되어 보고서 제출한 경우, 본인보다 앞선 승인자는 승인 프로세스에서 제외됩니다.
예시) 승인라인: 김대리 → 이팀장(본인, 제출자) → 박회계 → 최재무
이팀장이 보고서 제출하는 경우, 김대리는 승인자에서 제외되고 본인은 자동 승인 처리되므로 박회계 → 최재무 순서로 승인이 진행됩니다. (단, 최종 승인자가 멤버로서 보고서를 제출하거나 패스트 트랙 I, II 사용 시에는 적용되지 않습니다.)
Q. [멀티 지정 승인모드] 여러 승인라인의 멤버로 들어갈 수는 없나요?
승인자는 복수의 승인라인에 승인자로 지정될 수 있으나, 멤버로서는 하나의 승인라인에만 소속될 수 있습니다.
Q. [멀티 지정 승인모드] 승인라인의 승인자를 설정 중입니다. 이 폴리시에서 Approver, Policy Admin이 아닌 분들도 목록에 나오는데 왜 그럴까요?
승인자 또는 최종 승인자는 폴리시 내에서 아래의 역할을 가지고 있어야 합니다.
승인자: Approver 또는 Policy Admin
최종 승인자: Policy Admin
편의성을 위해 다른 폴리시의 Approver, Policy Admin 권한이 있는 사용자의 경우, 현재 설정 중인 폴리시에서 해당 권한이 없더라도 승인자/최종 승인자 목록에서 조회됩니다. 승인자/최종 승인자로 선택하여 저장 시, 자동으로 폴리시에서의 역할이 Approver 또는 Policy Admin으로 승격됩니다.